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La guía definitiva para implantar con éxito una GMAO
La implantación de una GMAO es una iniciativa estratégica que permite a las organizaciones centralizar la gestión del mantenimiento, agilizar las operaciones y tomar decisiones basadas en datos. Siguiendo un enfoque estructurado y centrándose en la formación, la gestión del cambio y la gobernanza de los datos, las organizaciones pueden implantar con éxito una GMAO y conseguir mejorar la eficiencia del mantenimiento y el rendimiento de los activos.
Índice
1. Evaluación de necesidades y fijación de objetivos
3. Migración e integración de datos
4. Configuración y personalización
5. Formación y gestión del cambio
6. Soporte, mejora continua y actualizaciones
7. Por qué pueden fracasar algunas implantaciones de GMAO
¿Cuál es el secreto de ManWinWin para implantar con éxito una GMAO?
Introducción
Los sistemas informatizados de gestión del mantenimiento (GMAO) desempeñan un papel vital en la gestión moderna del mantenimiento, ayudando a las organizaciones a racionalizar las operaciones y optimizar el rendimiento de los activos.
La implantación de GMAO implica la transición de prácticas manuales u obsoletas a una plataforma digital que centralice la información y automatice los procesos de mantenimiento.
Los pasos clave incluyen la evaluación de necesidades, la selección del sistema, la migración de datos, la configuración, la formación y la optimización de procesos. Con una GMAO, las organizaciones pueden mejorar la productividad, reducir el tiempo de inactividad y tomar decisiones basadas en datos. El éxito de la implantación requiere una planificación cuidadosa, la gestión del cambio y la adhesión a la gobernanza de datos.
La implantación de una GMAO es una iniciativa estratégica que permite a las empresas centralizar la gestión del mantenimiento, agilizar las operaciones y tomar decisiones basadas en datos. Siguiendo un enfoque estructurado y centrándose en la formación, la gestión del cambio y la gobernanza de los datos, las organizaciones pueden implantar con éxito una GMAO y conseguir mejorar la eficiencia del mantenimiento y el rendimiento de los activos.
1. Evaluación de necesidades y fijación de objetivos
Comprender las necesidades de gestión del mantenimiento: La realización de una evaluación exhaustiva de las necesidades permite a las organizaciones conocer en profundidad sus necesidades de gestión del mantenimiento. Se trata de evaluar los sistemas y procesos existentes para identificar los puntos débiles, las ineficiencias y las áreas de mejora. Esta evaluación ayuda a descubrir los retos y requisitos específicos que debe abordar la implantación de la GMAO.
Establecimiento de metas y objetivos claros: Una vez completada la evaluación de las necesidades, las organizaciones pueden establecer metas y objetivos claros para la implantación de la GMAO. Estas metas deben ser específicas, mensurables, alcanzables, pertinentes y de duración determinada (SMART). Establecer metas claras ayuda a alinear el proceso de implantación con los resultados deseados y proporciona un punto de referencia para evaluar el éxito.
Identificación de puntos débiles e ineficiencias: A través de la evaluación de necesidades, las organizaciones pueden identificar los puntos débiles y las ineficiencias en sus prácticas actuales de gestión del mantenimiento. Esto podría incluir problemas como el papeleo manual, la duplicación de datos, la falta de visibilidad en el rendimiento de los activos, o la dificultad en el seguimiento del historial de mantenimiento. Al comprender estos puntos débiles, las organizaciones pueden priorizarlos como áreas de mejora en la implantación de la GMAO.
Definición de los resultados deseados: La evaluación de las necesidades también ayuda a definir los resultados deseados para la implantación de la GMAO. Estos resultados podrían incluir la mejora del tiempo de actividad de los activos, la reducción de los costes de mantenimiento, el aumento del cumplimiento del mantenimiento preventivo, la mejora de la gestión del inventario o la racionalización de los procesos de órdenes de trabajo. La definición de estos resultados proporciona claridad y dirección, asegurando que la implementación de la GMAO se centra en la consecución de resultados tangibles.
Adaptar la GMAO a las necesidades específicas: Al comprender sus necesidades y objetivos de gestión del mantenimiento, las organizaciones pueden elegir una GMAO que se ajuste a sus requisitos específicos. Esto garantiza que la GMAO seleccionada aborde los puntos débiles identificados y proporcione las funcionalidades necesarias para lograr los resultados deseados. La adecuación de la GMAO a las necesidades de la organización aumenta las probabilidades de éxito de la implantación.
Medición del éxito: Unas metas y objetivos claros permiten a las organizaciones medir el éxito de la implantación de la GMAO. Mediante la definición de indicadores clave de rendimiento (KPI) alineados con los objetivos, las organizaciones pueden realizar un seguimiento y evaluar el impacto de la GMAO en las operaciones de mantenimiento. Medir el éxito ayuda a identificar áreas de mejora y demuestra el valor de la GMAO a las partes interesadas.
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2. Selección del sistema
El proceso comienza con la definición de los requisitos funcionales, lo que implica identificar las características, funcionalidades y capacidades específicas que debe poseer el GMAO para hacer frente a los retos de mantenimiento de la organización. Esto incluye tener en cuenta factores como la gestión de órdenes de trabajo, la programación del mantenimiento preventivo, el seguimiento de activos, el control de inventario, las capacidades de generación de informes y las opciones de integración.
Una vez definidos los requisitos funcionales, se lleva a cabo una investigación exhaustiva sobre las opciones de GMAO disponibles. Esto incluye explorar los sitios web de los proveedores, leer los comentarios de los clientes y asistir a demostraciones o ferias comerciales para recopilar información exhaustiva sobre las diferentes soluciones de GMAO del mercado.
Durante la fase de evaluación, se comparan las características y capacidades de las distintas ofertas de GMAO. Esto implica evaluar factores como la interfaz de usuario, la facilidad de uso, las opciones de personalización, la escalabilidad, el soporte del proveedor y las capacidades de integración del sistema. Es importante dar prioridad a las características y funcionalidades esenciales, teniendo en cuenta al mismo tiempo las posibles necesidades futuras y los planes de expansión.
Las limitaciones presupuestarias también desempeñan un papel crucial en el proceso de selección. Las organizaciones tienen que evaluar el coste total de propiedad, incluidos los costes iniciales, los derechos de licencia, los gastos de implantación, la formación y los gastos de mantenimiento y asistencia. La solución de GMAO seleccionada debe ofrecer un rendimiento de la inversión (ROI) adecuado y ajustarse a las limitaciones presupuestarias de la organización.
Tomar una decisión con conocimiento de causa requiere una evaluación exhaustiva de la información recopilada, incluidos los requisitos funcionales, los resultados de la investigación, las comparaciones de características y las consideraciones presupuestarias. Es importante implicar a los principales interesados, como los responsables de mantenimiento, los profesionales de TI y los representantes financieros, en el proceso de toma de decisiones para garantizar su aceptación y alineación con los objetivos de la organización.
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3. Migración e integración de datos
La migración y la integración de datos son aspectos cruciales de la implantación de un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO). Este tema profundiza en las estrategias y consideraciones que intervienen en la migración de los datos de mantenimiento existentes y en la integración de la GMAO con otros programas o sistemas.
- La migración de datos comienza con la extracción de los datos de mantenimiento de los sistemas heredados o los registros manuales. Este proceso requiere una planificación minuciosa para garantizar la exactitud e integridad de los datos transferidos. Las estrategias pueden consistir en exportar los datos en formatos compatibles, utilizar herramientas de extracción de datos o aprovechar las API (interfaces de programación de aplicaciones) proporcionadas por la GMAO o los sistemas existentes.
- Una vez extraídos los datos, un paso crucial es su limpieza. Se trata de revisar, limpiar y normalizar los datos para garantizar su coherencia y precisión en la nueva GMAO. Las actividades de limpieza de datos pueden incluir la eliminación de duplicados, la corrección de errores, la normalización de las convenciones de nomenclatura y la validación de la integridad de los datos. Una limpieza exhaustiva de los datos garantiza que el GMAO comience con datos de mantenimiento fiables y de alta calidad.
- La siguiente fase es la importación de datos al nuevo GMAO. Este proceso implica la asignación de los datos extraídos a los campos y estructuras correspondientes dentro de la GMAO. La GMAO puede proporcionar herramientas o plantillas para facilitar el proceso de importación, garantizando una transición fluida de los datos. Es esencial validar los datos importados y comprobar que se ajustan a las normas de la GMAO.
- ntegración con otros programas o sistemas, como los sistemas ERP, es otra consideración. La integración de la GMAO con los sistemas existentes permite el intercambio de datos, la sincronización de procesos y la racionalización de los flujos de trabajo. Esta integración mejora la eficiencia y la eficacia globales de la gestión del mantenimiento. Puede implicar el establecimiento de conexiones de datos, la configuración de API o el aprovechamiento de soluciones de middleware para facilitar el flujo de datos sin fisuras entre los sistemas.
- Durante el proceso de migración e integración de datos, es crucial garantizar la seguridad y privacidad de los mismos. Las organizaciones deben aplicar medidas adecuadas para proteger la información sensible durante la extracción, la transferencia y el almacenamiento. Esto puede incluir el cifrado, los controles de acceso y el cumplimiento de la normativa pertinente sobre protección de datos.
Un proceso de migración e integración de datos satisfactorio minimiza la pérdida de datos, preserva su integridad y garantiza una transición fluida a la nueva GMAO. Siguiendo estrategias eficaces para la extracción, limpieza e importación de datos, así como considerando la integración con otros sistemas, las organizaciones pueden aprovechar el poder de la GMAO y liberar todo el potencial de sus datos de mantenimiento para una toma de decisiones informada y una gestión optimizada del mantenimiento.
4. Configuración y personalización
La configuración y personalización son pasos vitales en la implementación exitosa de un Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS). Este tema explora el proceso de configuración y personalización del CMMS para alinearse con los flujos de trabajo de mantenimiento únicos de la organización, la estructura de datos, las jerarquías de activos y las necesidades de informes.
- El primer aspecto de la configuración consiste en definir calendarios de mantenimiento preventivo. Las organizaciones pueden configurar tareas de mantenimiento recurrentes, asignar frecuencias y establecer desencadenantes para generar órdenes de trabajo automáticamente. Esto garantiza que las actividades de mantenimiento preventivo se lleven a cabo de forma coherente, reduciendo el riesgo de averías en los equipos y maximizando la fiabilidad de los activos.
- Las plantillas de órdenes de trabajo desempeñan un papel crucial en la racionalización de los procesos de mantenimiento. Las organizaciones pueden crear plantillas que capturen la información esencial, como los detalles de los equipos, las tareas requeridas, las piezas necesarias y los requisitos de mano de obra. La estandarización de las plantillas de órdenes de trabajo garantiza la coherencia en el registro y la ejecución de las actividades de mantenimiento, simplificando el proceso para los técnicos y mejorando la eficiencia general.
- Los parámetros de seguimiento de activos son esenciales para una gestión eficaz del mantenimiento. Las organizaciones pueden configurar la GMAO para realizar un seguimiento de la información crucial de los activos, incluido el tipo de activo, la ubicación, la criticidad, los detalles de la garantía y los datos históricos de mantenimiento. Al configurar los parámetros de seguimiento de los activos, las organizaciones obtienen visibilidad del rendimiento de los activos, lo que permite tomar mejores decisiones sobre las actividades de mantenimiento, sustitución o reparación.
- Las funciones y los permisos de los usuarios definen los niveles de acceso y las responsabilidades de los usuarios de GMAO. Esto permite a las organizaciones establecer un control de acceso basado en funciones, garantizando que los usuarios sólo puedan ver y modificar la información pertinente en función de sus funciones y responsabilidades laborales. La configuración de las funciones y los permisos de los usuarios salvaguarda la integridad de los datos, mejora la seguridad y evita el acceso no autorizado a la información confidencial de mantenimiento.
- La personalización va más allá de la configuración básica y permite a las organizaciones adaptar el GMAO a sus necesidades específicas. Esto incluye toda la parametrización necesaria del sistema, la incorporación de normas específicas del sector y la personalización de las funciones de generación de informes. La personalización permite a las organizaciones tener una GMAO que refleje sus prácticas de mantenimiento únicas, haciéndola más intuitiva y fácil de usar para los técnicos y otros usuarios.
- A lo largo del proceso de configuración y personalización, es esencial implicar a las principales partes interesadas, como los responsables de mantenimiento, los técnicos y los administradores del sistema. Sus conocimientos y experiencia contribuyen a configurar el GMAO de forma que apoye óptimamente las operaciones de mantenimiento y alcance los objetivos de gestión del mantenimiento de la organización.
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Implementación
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Capacitación
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Auditoría y Diagnóstico
Evaluación y sistematización del caso del cliente. Antes y después de la implementación.
5. Formación y gestión del cambio
La formación y la gestión del cambio son componentes integrales de una implantación satisfactoria de GMAO. Este tema explora la importancia de diseñar e impartir programas de formación completos y de gestionar el proceso de cambio dentro de la organización.
Los programas de formación son esenciales para garantizar que los empleados entienden cómo utilizar eficazmente la GMAO y aprovechar sus características. Estos programas deben diseñarse para atender a diferentes grupos de usuarios, como técnicos de mantenimiento, supervisores y administradores. Las sesiones de formación pueden impartirse en distintos formatos, como talleres presenciales, sesiones virtuales, tutoriales en vídeo y documentación para el usuario. La formación debe abarcar la navegación básica por el sistema, la introducción de datos, la gestión de órdenes de trabajo, la programación del mantenimiento preventivo y las funciones de elaboración de informes. Al proporcionar una formación completa, las organizaciones capacitan a sus empleados para utilizar el GMAO en todo su potencial.
Es fundamental hacer hincapié en las ventajas de la GMAO durante el proceso de formación. Los empleados tienen que entender cómo el sistema mejorará su eficiencia en el trabajo, agilizará los procesos y mejorará la gestión general del mantenimiento. Al destacar los efectos positivos, como la reducción del tiempo de inactividad, la mejora de la fiabilidad de los activos y el aumento de la productividad, las organizaciones pueden motivar a los empleados para que adopten la GMAO y participen activamente en su implantación.
Abordar las preocupaciones y la resistencia de los usuarios es un aspecto vital de la gestión del cambio. Algunos empleados pueden resistirse al cambio, sobre todo si han estado acostumbrados a métodos manuales o tradicionales de gestión del mantenimiento. Es importante abordar sus preocupaciones, tranquilizarles e implicarles en el proceso de toma de decisiones. Una comunicación clara sobre las razones para implantar la GMAO, las ventajas que ofrece y cómo se alinea con los objetivos de la organización puede ayudar a aliviar la resistencia y fomentar una actitud positiva hacia el cambio.
Gestionar el proceso de cambio implica crear un entorno de apoyo para que los empleados se adapten a la GMAO. Esto puede incluir el establecimiento de un equipo o comité de gestión del cambio, la realización de sesiones periódicas de comunicación para mantener a los empleados informados sobre el progreso y los beneficios de la implementación, y la solicitud de comentarios y sugerencias de los usuarios para mejorar continuamente el sistema y abordar cualquier desafío de implementación. Las organizaciones también deben considerar la posibilidad de reconocer y recompensar a los empleados que adopten eficazmente el GMAO, ya que esto ayuda a reforzar los comportamientos positivos de cambio y motiva a otros a seguir su ejemplo.
A lo largo del proceso de formación y gestión del cambio, el apoyo continuo es crucial. Ofrecer canales de asistencia continua, como un servicio de ayuda o un equipo de asistencia dedicados, permite a los empleados buscar ayuda cuando tienen preguntas o dificultades al utilizar el GMAO. Este apoyo refuerza su confianza en el uso del sistema y contribuye a mantener su compromiso y motivación.
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6. Soporte, mejora continua y actualizaciones
Un Soporte bueno y profesional, junto con la mejora continua y las actualizaciones de la Solución de GMAO, son factores cruciales para el éxito de la implantación:
Orientación y resolución de problemas: Durante el proceso de implantación, las organizaciones pueden encontrarse con desafíos, preguntas o problemas técnicos. El soporte proporciona a las organizaciones la orientación y la asistencia en la resolución de problemas que necesitan para superar estos obstáculos con eficacia. Los equipos de soporte tienen un profundo conocimiento del software de GMAO y pueden ayudar a los usuarios a navegar a través de las complejidades, asegurando una experiencia de implementación sin problemas.
Resolución de problemas: El servicio de asistencia desempeña un papel fundamental en la resolución de problemas durante todo el proceso de implantación. Si los usuarios se encuentran con problemas técnicos o funcionales, pueden ponerse en contacto con el equipo de asistencia para resolverlos rápidamente. La resolución de problemas a tiempo minimiza las interrupciones y ayuda a mantener el impulso de la implantación, garantizando que el GMAO es totalmente funcional y satisface las necesidades de la organización.
Asistencia posterior a la implantación: Incluso después de la implantación inicial, la asistencia sigue siendo crucial. Las organizaciones pueden tener preguntas, necesitar formación adicional o enfrentarse a nuevos retos a medida que utilizan la GMAO. Los equipos de soporte proporcionan asistencia posterior a la implementación, ayudando a los usuarios a aprovechar al máximo las capacidades del sistema y abordando cualquier necesidad o preocupación en curso.
Funcionalidad mejorada: El desarrollo y las actualizaciones continuos introducen nuevas características, funcionalidades y mejoras en la GMAO. Estas actualizaciones tienen en cuenta los comentarios de los usuarios, las tendencias del sector y las necesidades emergentes, lo que permite que la GMAO evolucione y siga siendo relevante. La funcionalidad mejorada dota a las organizaciones de herramientas y capacidades avanzadas para agilizar los procesos de mantenimiento, mejorar la eficiencia y tomar mejores decisiones basadas en datos.
Mantenerse al día con la tecnología: La tecnología evoluciona constantemente y el software de GMAO debe seguir el ritmo de estos avances. El desarrollo y las actualizaciones continuos garantizan que la GMAO siga siendo compatible con los últimos sistemas operativos, dispositivos, navegadores e integraciones. Esto permite a las organizaciones aprovechar las nuevas tecnologías, como los dispositivos IoT, las aplicaciones móviles o los análisis avanzados, para mejorar sus prácticas de gestión del mantenimiento y mantenerse a la vanguardia de las tendencias del sector.
Corrección de errores y mejoras de seguridad: El desarrollo y las actualizaciones continuas abordan los errores de software, las vulnerabilidades y las amenazas a la seguridad. Mediante actualizaciones periódicas, el proveedor de GMAO puede identificar y resolver cualquier problema que pueda afectar a la estabilidad del sistema o comprometer la seguridad de los datos. Al mantener la GMAO actualizada, las organizaciones pueden garantizar la fiabilidad e integridad de sus datos de mantenimiento, mitigando los riesgos potenciales.
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7. Por qué pueden fracasar algunas implantaciones de GMAO
Las implantaciones de GMAO pueden fracasar por varias razones. He aquí algunos factores comunes que contribuyen al fracaso de la implantación de una GMAO:
Falta de objetivos y planificación claros: Sin una comprensión clara de las necesidades y objetivos de gestión de mantenimiento de la organización, la implementación puede carecer de dirección y no abordar puntos de dolor específicos o resultados deseados. Una planificación inadecuada puede dar lugar a un desajuste entre el GMAO elegido y los requisitos de la organización, lo que resulta en una adopción pobre y una funcionalidad limitada.
Participación y formación insuficientes de los usuarios: La falta de participación de los usuarios y una formación inadecuada contribuyen en gran medida al fracaso de la implantación de una GMAO. Es necesario implicar a los usuarios a lo largo de todo el proceso, tener en cuenta sus aportaciones y proporcionarles formación para garantizar que puedan utilizar el sistema con eficacia. Una formación insuficiente provoca resistencia, frustración e infrautilización de la GMAO.
Mala gestión del cambio: La resistencia al cambio es un reto habitual en la implantación de nuevos sistemas. Sin una estrategia integral de gestión del cambio, que incluya la comunicación, la participación de las partes interesadas y el tratamiento de las preocupaciones, los empleados pueden resistirse a adoptar la GMAO, lo que conduce a su fracaso.
Migración e integración de datos inadecuadas: Los problemas relacionados con la migración de datos desde sistemas heredados o registros manuales pueden socavar la implementación de GMAO. Una transferencia de datos incompleta o inexacta puede poner en peligro la integridad de los datos y limitar la funcionalidad del sistema. Del mismo modo, una integración inadecuada con otros sistemas o fuentes de datos puede obstaculizar el flujo de información, reduciendo el valor de la GMAO.
Personalización y configuración insuficientes del sistema: La falta de configuración del GMAO para alinearse con los procesos de mantenimiento específicos de la organización, la terminología y los requisitos de presentación de informes puede conducir a una mala adopción del sistema y a una utilidad limitada. Si el sistema no está personalizado para satisfacer las necesidades únicas de la organización, puede que no aborde adecuadamente los retos a los que se enfrentan los equipos de mantenimiento.
Falta de liderazgo y apoyo de la dirección: El éxito de la implantación de un GMAO requiere un fuerte liderazgo y apoyo de la dirección. Si los ejecutivos y directivos no dan prioridad a la implantación, no proporcionan recursos o no promueven activamente la adopción de la GMAO, puede obstaculizar su éxito.
Apoyo y mantenimiento continuos inadecuados: La implantación de una GMAO no es un acontecimiento puntual, sino un proceso continuo. Si no hay un apoyo dedicado, mantenimiento y esfuerzos de mejora continua, la GMAO puede quedar obsoleta, infrautilizada y no ofrecer los beneficios esperados con el tiempo.
Para aumentar las posibilidades de éxito, las organizaciones deben abordar estos posibles factores de fracaso mediante una planificación exhaustiva, la participación de las partes interesadas, una gestión eficaz del cambio, una formación completa, estrategias de gestión de datos y un apoyo y mantenimiento continuos.
¿Cuál es el secreto de ManWinWin para implantar con éxito una GMAO?
ManWinWin es una solución de software de GMAO que se centra en proporcionar una plataforma eficaz y fácil de usar para la gestión del mantenimiento. Aunque el éxito de la implantación de una GMAO depende de varios factores, ManWinWin ofrece varias características y mecanismos de apoyo para facilitar un proceso de implantación sin problemas. Estas son algunas de las formas en que el software ManWinWin puede hacer frente a la implementación de GMAO:
Facilidad de uso: ManWinWin hace hincapié en la facilidad de uso, garantizando que el software sea intuitivo y fácil de navegar. Esto simplifica la curva de aprendizaje para los usuarios durante la implementación, reduciendo la resistencia y facilitando la adopción.
Planificación de la implantación y asistencia: ManWinWin suele ofrecer servicios de planificación y apoyo a la implantación. Su equipo puede ayudar a las organizaciones a definir los objetivos de implantación, desarrollar una hoja de ruta y proporcionar orientación durante todo el proceso. Esto ayuda a garantizar que el software se implanta de forma eficaz y se ajusta a las necesidades específicas de la organización.
Migración e integración de datos: ManWinWin soporta la migración de datos desde los sistemas existentes, facilitando una transición fluida de los datos de mantenimiento al GMAO. El software ofrece herramientas de importación y asistencia para ayudar a las organizaciones a transferir datos de forma precisa y eficiente. Además, la API estándar de ManWinWin permite la integración con otros sistemas, como ERP o sistemas de gestión de activos, garantizando un intercambio de datos sin fisuras.
Personalización y configuración: ManWinWin ofrece opciones de personalización para adaptar el GMAO a las necesidades específicas de la organización. Los usuarios pueden configurar los ajustes, los flujos de trabajo, la parametrización y algunos informes para alinearlos con sus procesos de mantenimiento específicos. Esta flexibilidad permite a las organizaciones adaptar el software a sus prácticas existentes y optimizar su funcionalidad.
Formación y asistencia: ManWinWin ofrece programas de formación para educar a los usuarios en el uso eficaz de la GMAO. Estos programas pueden incluir sesiones de formación in situ o a distancia, documentación para el usuario y tutoriales en vídeo. Además, ManWinWin ofrece asistencia continua y un equipo de atención al cliente dedicado para responder a cualquier pregunta o problema que pueda surgir durante la implementación y más allá.
Mejora continua y actualizaciones: ManWinWin lanza regularmente actualizaciones y mejoras a su software, incorporando los comentarios de los usuarios y las mejores prácticas de la industria. Esto garantiza que las organizaciones se beneficien de las últimas funciones y mejoras, promoviendo la mejora continua de las prácticas de gestión del mantenimiento.
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Centrándose en la facilidad de uso, proporcionando planificación y asistencia para la implantación, facilitando la migración e integración de datos, ofreciendo opciones de personalización, proporcionando formación y asistencia completas y garantizando la mejora continua, ManWinWin pretende ayudar a las organizaciones a implantar con éxito su solución de GMAO.