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Registro de tiempos en las órdenes de trabajo

Simplifique sus procesos de mantenimiento y controle eficazmente el tiempo de las órdenes de trabajo para aumentar la productividad y optimizar el uso de los recursos.

Bienvenido a la gestión eficaz del mantenimiento.

Aquí nos centraremos en lo básico: registrar el tiempo con precisión en las órdenes de trabajo.

Exploremos cómo este sencillo paso puede transformar sus operaciones, haciéndolas más fluidas, más productivas y mejor organizadas.

Time recording for maintenance work orders

Introducción

Garantizar un registro eficiente del tiempo en las órdenes de trabajo es crucial para mejorar los procesos de mantenimiento e impulsar la productividad en las organizaciones. Mediante el seguimiento del tiempo empleado en las distintas tareas, las empresas pueden racionalizar sus operaciones, obteniendo información sobre la utilización de los recursos y el rendimiento de las tareas.

Los registros de tiempo precisos sirven como base para la toma de decisiones informadas, permitiendo a los gerentes asignar recursos juiciosamente, priorizar las actividades críticas y optimizar los programas de mantenimiento para una máxima eficiencia. Con un sistema integral de registro de tiempos, los directivos pueden identificar áreas de mejora y aplicar estrategias específicas para aumentar la productividad.

Mediante el análisis de los datos de tiempo, las organizaciones pueden descubrir cuellos de botella, ineficiencias y áreas de optimización potencial dentro de sus flujos de trabajo de mantenimiento. Con esta información, pueden desarrollar soluciones a medida para abordar estos retos, agilizar los procesos y mejorar la eficacia operativa general. Además, el seguimiento preciso del tiempo permite a las organizaciones supervisar el progreso, realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento y tomar decisiones basadas en datos para impulsar iniciativas de mejora continua en todo el espectro del mantenimiento.

1. Importancia del registro del tiempo

El registro preciso de los tiempos es crucial en las operaciones de mantenimiento por varias razones:

Asignación de recursos y planificación de proyectos

Un registro preciso del tiempo ayuda a los responsables a comprender cuánto tiempo se necesita para las distintas tareas de mantenimiento. Estos datos les permiten asignar recursos de forma eficiente y planificar proyectos de forma realista basándose en datos históricos. Garantiza que las tareas se completen a tiempo y dentro del presupuesto asignado.

Control de costes y elaboración de presupuestos

El registro del tiempo es esencial para controlar los costes de las actividades de mantenimiento. Mediante un seguimiento preciso del tiempo, los responsables pueden identificar las áreas en las que los costes son más elevados de lo previsto y tomar medidas correctivas con prontitud. Esto ayuda a crear presupuestos precisos para futuros proyectos y evita gastos excesivos.

Eficiencia operativa

El registro del tiempo mejora la eficacia general de las operaciones de mantenimiento. Permite a los gestores identificar los cuellos de botella y racionalizar los procesos para mejorar la productividad. Además, permite evaluar el rendimiento de los equipos de mantenimiento y de los individuos, lo que conduce a una formación específica y a mejoras en el rendimiento.

Cumplimiento de la normativa

Muchos sectores, como la sanidad, la aviación y la fabricación, tienen normativas estrictas sobre procedimientos y documentación de mantenimiento. Un registro de tiempos adecuado garantiza que las actividades de mantenimiento se documenten con precisión, lo que resulta esencial para las auditorías y las inspecciones reglamentarias. El incumplimiento de estas normativas puede acarrear multas, consecuencias legales o incluso poner en peligro la seguridad del personal y los activos.

Toma de decisiones basada en datos

Mediante el seguimiento del tiempo dedicado a diferentes tareas y proyectos, los directivos pueden identificar tendencias, patrones y áreas de mejora. Este enfoque basado en datos permite a los responsables priorizar tareas, asignar recursos de forma eficaz y optimizar los procesos de mantenimiento para obtener mejores resultados. Además, facilita las estrategias de mantenimiento predictivo mediante la identificación de problemas recurrentes y la planificación de acciones preventivas, reduciendo en última instancia el tiempo de inactividad y aumentando la fiabilidad de los equipos.

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2. Diversos métodos de registro del tiempo

Exploremos varios métodos de registro de tiempos en operaciones de mantenimiento:

Registro manual del tiempo

Ventajas: Sencillo y barato de implantar, ya que sólo requiere herramientas básicas como hojas de horas o cuadernos de bitácora. Adecuado para operaciones a pequeña escala o entornos en los que las soluciones digitales no son viables.

Desventajas: Propenso a errores, como inexactitudes en el registro o errores de introducción manual. Lleva mucho tiempo mantener y revisar los registros, tanto para los empleados como para los directivos. Capacidad de integración limitada con otros sistemas, lo que dificulta el análisis de datos y la elaboración de informes.

Registro digital del tiempo

Ventajas: Ofrece mayor precisión en comparación con los métodos manuales, ya que los datos se registran electrónicamente sin riesgo de error humano. Ofrece comodidad a los empleados para registrar el tiempo utilizando plataformas digitales o aplicaciones móviles, reduciendo el papeleo y la carga administrativa. Permite una integración más sencilla con los sistemas existentes, como la planificación de recursos empresariales (ERP) o los sistemas informatizados de gestión del mantenimiento (CMMS).

Desventajas: Requiere una inversión inicial en software e infraestructura. Los empleados pueden necesitar formación para utilizar eficazmente las plataformas digitales. Pueden ser susceptibles de errores en la introducción de datos si no se configuran o supervisan adecuadamente.

Registro automatizado del tiempo

Ventajas: Ofrece el máximo nivel de precisión y eficacia automatizando el proceso de registro de tiempos mediante tecnologías como RFID (identificación por radiofrecuencia) o escáneres biométricos. Elimina por completo la necesidad de introducir datos manualmente, reduciendo el riesgo de errores y ahorrando tiempo tanto a los empleados como a los directivos. Proporciona datos en tiempo real para mejorar la toma de decisiones y la asignación de recursos.

Desventajas: Requiere una importante inversión inicial en hardware y software. La implantación puede ser compleja, especialmente en entornos con limitaciones de infraestructura existentes. Hay que tener muy en cuenta la privacidad y la seguridad de los datos, sobre todo en el caso de los sistemas biométricos.

Las soluciones de software modernas, como ManWinWin, revolucionan el registro de tiempos en las operaciones de mantenimiento gracias a su función de inicio y parada. Estas plataformas ofrecen accesibilidad móvil, lo que permite a los técnicos iniciar y detener fácilmente el registro de su tiempo de trabajo en tareas de mantenimiento desde cualquier lugar. Al integrarse con el escaneado de códigos de barras y los dispositivos IoT, garantizan una captura de datos precisa y en tiempo real. Esta automatización elimina el papeleo manual, reduce los errores y mejora la eficiencia.

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3.Importancia de las opciones de arranque y parada para los técnicos de campo

La función de inicio y parada del software de mantenimiento simplifica y agiliza el proceso de registro de tiempos para los técnicos de campo, garantizando un seguimiento preciso de las actividades de mantenimiento y proporcionando al mismo tiempo visibilidad en tiempo real para la dirección.

Selección de tareas:
Cuando un técnico de campo comienza una nueva tarea, abre la aplicación móvil ManWinWin en su smartphone o tableta. A continuación, seleccionan la tarea en la que van a empezar a trabajar de una lista de actividades de mantenimiento asignadas o programadas.

Iniciar temporizador:
Una vez seleccionada la tarea, el técnico inicia el temporizador asociado a esa tarea pulsando un botón de «Inicio» dentro de la aplicación. Esta acción marca el inicio del proceso de registro de tiempo para esa tarea específica.

Ejecución de la tarea:
El técnico procede a realizar la tarea de mantenimiento según sea necesario, ya se trate de inspección de equipos, reparaciones u otras actividades de mantenimiento. El temporizador continúa funcionando en segundo plano, registrando con precisión la duración del tiempo empleado en la tarea.

Pausa o parada:
Si el técnico necesita pausar temporalmente el trabajo en la tarea, puede detener el temporizador dentro de la aplicación. Esto podría ocurrir, por ejemplo, si se encuentra con un problema que requiere asistencia o si necesita tomarse un descanso. Una vez que esté listo para reanudar el trabajo, sólo tiene que volver a activar el temporizador.

Finalización y parada:
Una vez finalizada la tarea de mantenimiento, el técnico detiene el temporizador pulsando el botón «Stop» de la aplicación. Esta acción significa el final de la tarea y detiene el proceso de registro del tiempo.

Sincronización de datos:
Los datos de tiempo registrados, junto con cualquier detalle o nota relevante proporcionada por el técnico, se sincronizan automáticamente con la base de datos central o el servidor basado en la nube. Esto garantiza que los registros de tiempo se almacenen de forma segura y que el personal autorizado pueda acceder a ellos en tiempo real.

Informes y análisis:
Los gestores y administradores pueden acceder a los registros de tiempo a través de la interfaz del software ManWinWin. Pueden generar informes, analizar los datos de tiempo y supervisar las métricas de rendimiento para tomar decisiones informadas con respecto a la asignación de recursos, la programación y las mejoras del proceso.

Work Order Start and Stop

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4. Utilización de los datos de tiempo invertido para la optimización y los indicadores clave de rendimiento

El análisis del tiempo dedicado a las órdenes de trabajo proporciona información valiosa para los KPI de rendimiento y la optimización de las operaciones de mantenimiento. He aquí cómo:

Análisis de los KPI de rendimiento

Tiempo medio de reparación (MTTR): Al analizar el tiempo que se tarda en completar las tareas de mantenimiento, las organizaciones pueden calcular el MTTR, que mide el tiempo medio necesario para reparar los equipos después de un fallo. Un MTTR más bajo indica una respuesta y resolución más rápidas de los problemas, lo que reduce el tiempo de inactividad y aumenta la productividad.

Tiempo medio entre fallos (MTBF): Los datos de registro de tiempo ayudan a calcular el MTBF, que mide el tiempo medio entre fallos del equipo. Comprender el MTBF permite a las organizaciones identificar problemas recurrentes y priorizar las actividades de mantenimiento preventivo para prolongar la vida útil de los equipos y minimizar el tiempo de inactividad no planificado.

Eficacia general de los equipos (OEE): El tiempo dedicado a las tareas de mantenimiento afecta directamente a la OEE, que mide la eficiencia y la disponibilidad de los equipos. Mediante el análisis de los datos de registro de tiempos, las organizaciones pueden identificar los factores que afectan a la OEE, como las averías de los equipos, los tiempos de preparación y cambio, y las actividades de mantenimiento planificadas, y tomar medidas correctivas para mejorar el rendimiento general de los equipos.

Identificación de cuellos de botella e ineficiencias

Los datos de registro de tiempos revelan los cuellos de botella y las ineficiencias en los procesos de mantenimiento al señalar las áreas en las que se emplea un tiempo excesivo o en las que las tareas sufren retrasos frecuentes. El análisis de estos datos ayuda a identificar las causas profundas de las ineficiencias, como recursos inadecuados, lagunas en los conocimientos o problemas de fiabilidad de los equipos, lo que permite a las organizaciones aplicar mejoras específicas para aumentar el rendimiento.

Optimización de la asignación de recursos y del mantenimiento preventivo

  • La información procedente de los datos de registro de tiempos permite a las empresas optimizar la asignación de recursos mediante una asignación más eficaz de la mano de obra, los materiales y los equipos basada en datos históricos de rendimiento y en la distribución de la carga de trabajo. Esto garantiza que los recursos se utilicen de forma eficiente y que las actividades de mantenimiento se completen en el menor tiempo posible.
  • Los datos de registro de tiempos también desempeñan un papel fundamental en la programación de las tareas de mantenimiento preventivo. Analizando el tiempo dedicado a las actividades de mantenimiento preventivo, las organizaciones pueden determinar los intervalos óptimos de mantenimiento, dar prioridad a los equipos críticos y minimizar la interrupción de los programas de producción, maximizando así el tiempo de actividad de los equipos y la eficiencia operativa.

 

Los datos de registro de tiempos sirven de piedra angular para el análisis y la optimización del rendimiento en las operaciones de mantenimiento. Al aprovechar la información sobre el tiempo dedicado a las órdenes de trabajo, las organizaciones pueden mejorar los indicadores clave de rendimiento, identificar y abordar los cuellos de botella, optimizar la asignación de recursos y maximizar el tiempo de actividad de los equipos para alcanzar la excelencia operativa e impulsar el éxito empresarial.

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Ventajas de utilizar la aplicación ManWinWin para el registro de tiempos

El uso de la aplicación de software ManWinWin para el registro de tiempos ofrece numerosas ventajas a los técnicos de campo y a las operaciones de mantenimiento. He aquí cómo:

 

Funciones de registro eficaz del tiempo

Funcionalidad de inicio y parada: La app proporciona una interfaz fácil de usar con opciones de inicio y parada, lo que permite a los técnicos registrar su tiempo con precisión para cada tarea de mantenimiento. Esta función elimina la necesidad de métodos manuales de registro del tiempo y garantiza una captura precisa de los datos.

Accesibilidad móvil: Los técnicos pueden acceder a la aplicación desde sus smartphones o tabletas, lo que les permite registrar el tiempo mientras están sobre el terreno, incluso en ubicaciones remotas. Esta accesibilidad móvil aumenta la comodidad y la flexibilidad, permitiendo el registro de tiempos en tiempo real sin retrasos.

Comunicación y sincronización de datos mejoradas

Integración perfecta: La app se integra a la perfección con el sistema de gestión central, lo que permite a los técnicos sincronizar sus datos de registro de tiempos con la base de datos principal en tiempo real. Esto garantiza que todos los registros de tiempo estén actualizados y accesibles a la dirección para el análisis y la toma de decisiones.

Comunicación mejorada: La app facilita la comunicación entre los técnicos de campo y el sistema de gestión central, permitiendo actualizaciones instantáneas sobre el progreso de las tareas, el estado de los equipos y cualquier problema que surja durante las actividades de mantenimiento. Esta comunicación en tiempo real agiliza el flujo de trabajo y permite responder con rapidez a las necesidades de mantenimiento que surjan.

Interfaz intuitiva y capacitación de los técnicos

Interfaz fácil de usar: La aplicación cuenta con una interfaz intuitiva por la que es fácil navegar, lo que facilita a los técnicos el registro preciso de su tiempo con una formación mínima. Esto mejora la adopción por parte de los usuarios y garantiza el cumplimiento de los procedimientos de registro de tiempos.

Capacitación de los técnicos: Las opciones de inicio y parada permiten a los técnicos tomar el control de su proceso de registro de tiempo, lo que les permite realizar un seguimiento de sus actividades laborales de manera eficiente y eficaz. Este sentido de propiedad fomenta la responsabilidad y contribuye a mejorar la toma de decisiones y el rendimiento operativo.

La aplicación de software y Web ManWinWin para el registro de tiempos ofrece funciones específicas que facilitan un seguimiento eficaz del tiempo de los técnicos de campo. Al mejorar la comunicación, ofrecer una interfaz intuitiva y permitir a los técnicos registrar su tiempo con precisión, la aplicación contribuye a agilizar las operaciones de mantenimiento y a mejorar el rendimiento.

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