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Cómo gestionar las solicitudes de mantenimiento

Diga adiós al papeleo. Un sistema eficaz de solicitud y seguimiento del mantenimiento agiliza la comunicación y mantiene el buen funcionamiento de sus operaciones.

Los sistemas de gestión de solicitudes de mantenimiento desempeñan un papel crucial en la gestión y el seguimiento eficaces de las solicitudes de mantenimiento en diversos sectores, desde la gestión de instalaciones hasta el soporte informático.

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Maintenance Requests And Lock Out Tag Out

Introducción

Las operaciones de mantenimiento constituyen la espina dorsal de la continuidad industrial, garantizando la funcionalidad de los equipos y la eficiencia operativa. Las solicitudes de mantenimiento son un elemento central de esta línea de vida operativa, ya que sirven de conducto entre las necesidades de mantenimiento identificadas y las medidas de respuesta. Sin embargo, en medio de la urgencia del mantenimiento, la seguridad es una prioridad inquebrantable.

En este artículo se analiza el intrincado equilibrio entre eficacia y seguridad en la gestión de las solicitudes de mantenimiento. Haciendo hincapié en el papel indispensable de los procedimientos de bloqueo y etiquetado (LOTO), navegaremos a través de estrategias para optimizar las operaciones de mantenimiento, salvaguardando al mismo tiempo la integridad del personal y de los equipos. Únase a nosotros para desentrañar la simbiosis entre la agilidad operativa y la seguridad, garantizando que las actividades de mantenimiento no sólo mantengan la productividad, sino que también den prioridad al bienestar de todos los implicados.

1. Sistemas de gestión de solicitudes de mantenimiento

Los sistemas de gestión de solicitudes de mantenimiento desempeñan un papel crucial en la gestión y el seguimiento eficaces de las solicitudes de mantenimiento en diversos sectores, desde la gestión de instalaciones hasta el soporte informático. Estos sistemas suelen consistir en soluciones de software diseñadas para agilizar el proceso de presentación, priorización, asignación y seguimiento de las tareas de mantenimiento, garantizando en última instancia una resolución a tiempo y una asignación eficaz de los recursos. He aquí cómo contribuyen estos sistemas a una gestión eficaz del mantenimiento:

Presentación centralizada de solicitudes: Los sistemas de gestión de solicitudes de mantenimiento proporcionan una plataforma centralizada en la que los usuarios pueden presentar solicitudes de mantenimiento. Puede ser a través de un portal web, una aplicación móvil o la integración del correo electrónico. Al tener un único punto de entrada, las organizaciones pueden capturar todas las necesidades de mantenimiento en un solo lugar, evitando que las solicitudes se pierdan o se pasen por alto.

Priorización automática: Una vez enviadas, las solicitudes de mantenimiento se pueden clasificar y priorizar automáticamente en función de factores como la gravedad, el impacto en las operaciones y los acuerdos de nivel de servicio (SLA). Esto ayuda a los equipos de mantenimiento a identificar y abordar rápidamente los problemas críticos en primer lugar, garantizando que los recursos se asignen eficazmente.

Asignación y despacho: Una vez priorizadas, las tareas de mantenimiento se asignan al personal o a los equipos adecuados en función de sus habilidades, disponibilidad y carga de trabajo. Los sistemas avanzados de gestión de solicitudes de mantenimiento pueden automatizar este proceso, dirigiendo las tareas a los técnicos o contratistas más adecuados. Las funciones de despacho garantizan que las tareas se asignen con prontitud, minimizando los retrasos en la resolución.

Supervisión y seguimiento en tiempo real: Los sistemas de gestión de solicitudes de mantenimiento permiten la supervisión y el seguimiento en tiempo real del estado y el progreso de las tareas. A través de cuadros de mando y herramientas de generación de informes, las partes interesadas pueden ver fácilmente el estado de las solicitudes abiertas, pendientes y completadas. Esta visibilidad permite tomar mejores decisiones, planificar los recursos y supervisar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio.

Comunicación y colaboración: Estos sistemas facilitan la comunicación y la colaboración entre las partes interesadas que participan en el proceso de mantenimiento. Los usuarios pueden comunicar actualizaciones, compartir información relevante y colaborar en la resolución de problemas dentro de la plataforma. Esto fomenta la transparencia, la responsabilidad y el trabajo en equipo, lo que permite agilizar los tiempos de resolución y mejorar la satisfacción del cliente.

Datos históricos y análisis: Los sistemas de gestión de solicitudes de mantenimiento capturan datos históricos sobre actividades de mantenimiento anteriores, incluyendo volúmenes de solicitudes, tiempos de respuesta y métricas de resolución. El análisis de estos datos proporciona información valiosa sobre tendencias, problemas recurrentes y áreas de mejora de procesos. Las organizaciones pueden utilizar esta información para optimizar los flujos de trabajo de mantenimiento, perfeccionar los acuerdos de nivel de servicio y asignar recursos de forma más eficaz.

Integración con los sistemas de gestión de activos: Muchos sistemas de gestión de solicitudes de mantenimiento se integran con los sistemas de gestión de activos, lo que permite una coordinación perfecta entre las actividades de mantenimiento y la gestión del ciclo de vida de los activos. Esta integración garantiza que las tareas de mantenimiento estén alineadas con los programas de mantenimiento de los activos, las garantías y los requisitos de cumplimiento, optimizando el rendimiento y la longevidad de los activos.

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2. Procedimientos de bloqueo/etiquetado (LOTO)

Los procedimientos de bloqueo/etiquetado (Lock Out Tag Out – LOTO) son medidas de seguridad críticas empleadas durante las actividades de mantenimiento para proteger a los trabajadores y a los equipos de fuentes de energía peligrosas. Estos procedimientos implican el aislamiento de las fuentes de energía y la colocación de dispositivos de bloqueo o etiquetado para evitar la puesta en marcha accidental de maquinaria o equipos. A continuación se explica por qué los procedimientos LOTO son esenciales y cómo garantizan la seguridad:

Prevención de arranques accidentales: Los procedimientos LOTO están diseñados para evitar la puesta en marcha accidental de maquinaria o equipos mientras se realizan tareas de mantenimiento o reparación. Mediante el aislamiento de las fuentes de energía y la inmovilización de los equipos con dispositivos de bloqueo o etiquetado, se protege a los trabajadores de la liberación inesperada de energía almacenada, como energía eléctrica, mecánica, hidráulica o neumática.

Protección de los trabajadores: La aplicación de procedimientos LOTO ayuda a salvaguardar el bienestar del personal de mantenimiento al minimizar el riesgo de lesiones graves o muertes causadas por la activación involuntaria de equipos. Los dispositivos de bloqueo/etiquetado sirven como indicadores visibles de que el equipo está en mantenimiento y no debe ser operado, reduciendo la probabilidad de error humano o acceso no autorizado.

Cumplimiento de la normativa: Los procedimientos LOTO son obligatorios en virtud de la normativa de salud y seguridad en el trabajo de muchas jurisdicciones, como la OSHA (Occupational Safety and Health Administration) de Estados Unidos. El cumplimiento de estas normativas es esencial para que las empresas eviten sanciones y responsabilidades legales asociadas a accidentes laborales derivados de prácticas inadecuadas de bloqueo/etiquetado.

Directrices y formación: La correcta aplicación de los procedimientos LOTO requiere directrices exhaustivas y programas de formación para los trabajadores. Estas directrices describen los pasos necesarios para identificar las fuentes de energía, aplicar los dispositivos de bloqueo/etiquetado, verificar el aislamiento de los equipos y realizar las tareas de mantenimiento de forma segura. La formación garantiza que los trabajadores comprendan la importancia de los procedimientos LOTO, reconozcan los peligros potenciales y sepan cómo aplicarlos eficazmente en diversos escenarios.

Casos prácticos y consecuencias: Numerosos estudios de casos ponen de relieve las graves consecuencias de una aplicación incorrecta de los procedimientos LOTO, como lesiones graves, muertes, daños en los equipos e interrupciones de la producción. Por ejemplo, incidentes relacionados con arranques accidentales de máquinas durante el mantenimiento han provocado lesiones por aplastamiento, electrocuciones y amputaciones. Estos estudios de casos sirven como recordatorios aleccionadores de la importancia de adherirse a los procedimientos LOTO y los costes potenciales del incumplimiento.

Mejora continua: La implantación de procedimientos LOTO no es un esfuerzo puntual, sino un compromiso continuo con la mejora de la seguridad. Las organizaciones deben revisar y actualizar periódicamente sus políticas, procedimientos y materiales de formación LOTO para reflejar los cambios en equipos, procesos, normativas y mejores prácticas. Los esfuerzos de mejora continua ayudan a mitigar los riesgos y garantizan que los trabajadores permanezcan adecuadamente protegidos durante las actividades de mantenimiento.

 

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3. Mantenimiento programado frente a reparaciones de emergencia

Distinguir entre mantenimiento programado y reparaciones de emergencia dentro de un sistema de solicitud de mantenimiento es crucial para una priorización eficaz, la asignación de recursos y una comunicación racionalizada. A continuación se explica cómo la diferenciación entre estos dos tipos de tareas contribuye a una gestión eficaz del mantenimiento, especialmente en situaciones en las que los procedimientos de bloqueo y etiquetado (LOTO) pueden tener que aplicarse de forma diferente:

Priorización: Al clasificar las solicitudes de mantenimiento como mantenimiento programado o reparaciones de emergencia, los responsables de mantenimiento pueden priorizar las tareas en función de su urgencia e impacto en las operaciones. Las reparaciones de emergencia, que abordan problemas críticos que amenazan la seguridad o causan un tiempo de inactividad significativo, reciben atención inmediata para minimizar las interrupciones. Las tareas de mantenimiento programado, por su parte, pueden planificarse y programarse de acuerdo con calendarios de mantenimiento predeterminados o requisitos del ciclo de vida de los activos.

Asignación de recursos: Una diferenciación adecuada permite a los equipos de mantenimiento asignar recursos de forma eficaz. Las reparaciones de emergencia pueden requerir el despliegue inmediato de técnicos cualificados, piezas de repuesto y equipos para resolver el problema con prontitud. Por el contrario, las tareas de mantenimiento programadas pueden programarse durante periodos de inactividad planificados, optimizando la utilización de los recursos y minimizando las interrupciones de las operaciones regulares.

Comunicación y coordinación: Una clara diferenciación entre el mantenimiento programado y las reparaciones de emergencia facilita una comunicación y coordinación eficaces entre las partes interesadas. Los sistemas de solicitud de mantenimiento pueden incluir procedimientos de escalado predefinidos y canales de comunicación para situaciones de emergencia, garantizando que se notifique rápidamente al personal pertinente y se tomen las medidas adecuadas. Esto garantiza una respuesta rápida a las emergencias, al tiempo que evita interrupciones innecesarias durante las actividades de mantenimiento programadas.

Aplicación de LOTO: En situaciones que requieren procedimientos LOTO, como el mantenimiento o la reparación de equipos, es fundamental distinguir entre el mantenimiento programado y las reparaciones de emergencia. Si bien ambos tipos de tareas pueden implicar la aplicación de LOTO, la aplicación puede diferir en función de la urgencia y la complejidad de la tarea. Las reparaciones de emergencia pueden requerir la aplicación inmediata de la LOTO para garantizar la seguridad del personal de mantenimiento y evitar más daños o lesiones. Por el contrario, las tareas de mantenimiento programadas pueden planificarse con antelación, lo que permite establecer y comunicar procedimientos LOTO exhaustivos para garantizar una ejecución segura.

Documentación e informes: Una diferenciación adecuada permite documentar e informar con precisión de las actividades de mantenimiento, incluidos los tipos de tareas realizadas, los costes asociados y los resultados. Estos datos son valiosos para analizar las tendencias de mantenimiento, identificar problemas recurrentes y optimizar las estrategias de mantenimiento a lo largo del tiempo. Una documentación clara también apoya

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4. Reparación y sustitución de equipos

La evaluación de los equipos para su reparación o sustitución es un aspecto crucial de la gestión del mantenimiento, que implica una cuidadosa consideración de diversos factores para determinar el curso de acción más rentable y eficiente. He aquí un proceso completo para evaluar los equipos y tomar decisiones con conocimiento de causa:

Inspecciones y supervisión rutinarias: Las inspecciones periódicas y la supervisión del rendimiento de los equipos son esenciales para identificar posibles problemas en una fase temprana. Las inspecciones programadas pueden ayudar a detectar el desgaste, la degradación del rendimiento o los problemas emergentes antes de que se conviertan en problemas graves. El uso de sensores y sistemas de supervisión del estado puede proporcionar datos en tiempo real sobre el estado de los equipos, lo que permite realizar intervenciones de mantenimiento proactivas.

Métricas de rendimiento: Establecer parámetros de rendimiento y puntos de referencia es esencial para evaluar la eficacia de los equipos e identificar desviaciones del rendimiento óptimo. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) pueden incluir el tiempo de actividad, la fiabilidad, la eficiencia y los costes de mantenimiento. Mediante el seguimiento de estas métricas, los responsables de mantenimiento pueden identificar los equipos de bajo rendimiento que pueden requerir atención.

Análisis de la edad y el ciclo de vida: Tenga en cuenta la edad del equipo y su ciclo de vida previsto a la hora de evaluar las opciones de reparación o sustitución. Aunque la edad por sí sola no siempre es un factor determinante, los equipos más antiguos pueden ser más propensos a averías y requerir reparaciones más frecuentes. Realizar un análisis del coste del ciclo de vida ayuda a evaluar el coste total de propiedad, incluidos los costes de adquisición, mantenimiento y funcionamiento, a lo largo de la vida útil prevista del equipo.

Seguridad y conformidad: Asegúrese de que los equipos cumplen las normas de seguridad y los requisitos reglamentarios. Los equipos que plantean riesgos para la seguridad o que ya no cumplen la normativa pueden requerir una atención inmediata o su sustitución para mitigar las responsabilidades y garantizar la seguridad en el lugar de trabajo.

Análisis de costes: Compare los costes de reparación del equipo frente a su sustitución. Tenga en cuenta factores como el coste de las piezas, la mano de obra, el tiempo de inactividad y la pérdida de ingresos de producción asociados a las reparaciones, así como la inversión inicial y las posibles ventajas operativas de los equipos nuevos. Un análisis coste-beneficio ayuda a determinar la opción más prudente desde el punto de vista financiero.

Avances tecnológicos: Evalúe los avances tecnológicos que puedan ofrecer mejoras en el rendimiento, la eficiencia y la fiabilidad. Los nuevos modelos de equipos pueden incorporar características innovadoras, capacidades de automatización o diseños eficientes desde el punto de vista energético que justifiquen la inversión en la sustitución.

Priorización de las solicitudes de mantenimiento: Implantar un sistema de priorización de las solicitudes de mantenimiento basado en factores como los riesgos para la seguridad, el impacto operativo y la criticidad. Las reparaciones de emergencia que planteen riesgos inmediatos para la seguridad o interrumpan significativamente las operaciones deben abordarse con prontitud, mientras que las tareas de mantenimiento rutinario pueden programarse en función de la prioridad y los recursos disponibles.

Criterios de toma de decisiones: Establezca criterios claros de toma de decisiones para determinar si se debe reparar o sustituir el equipo. Tenga en cuenta factores como la gravedad del problema, la vida útil restante del equipo, la disponibilidad de piezas de repuesto y el impacto general en las operaciones. Involucre a las principales partes interesadas, como técnicos de mantenimiento, directores de operaciones y personal financiero, en el proceso de toma de decisiones para garantizar la alineación con las metas y objetivos de la organización.

Siguiendo este proceso y teniendo en cuenta los diversos factores implicados, los responsables de mantenimiento pueden tomar decisiones informadas sobre la reparación y sustitución de equipos, optimizando el rendimiento de los activos, minimizando el tiempo de inactividad y maximizando el rendimiento de la inversión. La reevaluación periódica del estado y el rendimiento de los equipos garantiza que las estrategias de mantenimiento se mantengan alineadas con las necesidades y los objetivos empresariales a lo largo del tiempo.

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5. Formación y concienciación sobre seguridad

Los programas continuos de formación y concienciación sobre seguridad son vitales para que el personal de mantenimiento garantice su seguridad y la de los demás mientras realiza actividades de mantenimiento. A continuación se explica por qué estos programas son cruciales y qué suelen abarcar:

Mitigación de riesgos: Las actividades de mantenimiento a menudo implican trabajar con materiales peligrosos, maquinaria pesada y sistemas eléctricos, que plantean riesgos significativos si no se manejan adecuadamente. La formación en seguridad informa al personal de mantenimiento de los peligros potenciales y de cómo mitigar los riesgos mediante protocolos, procedimientos y el uso de equipos de protección individual (EPI) adecuados.

Cumplimiento de la normativa: La normativa de seguridad laboral obliga a los empresarios a proporcionar una formación adecuada a los empleados que trabajan en entornos peligrosos o con equipos peligrosos. El cumplimiento de estas normativas no sólo garantiza la observancia legal, sino que también fomenta una cultura de seguridad dentro de la organización.

Prevención de accidentes y lesiones: La formación en seguridad dota al personal de mantenimiento de los conocimientos y habilidades necesarios para prevenir accidentes, lesiones y muertes. Al comprender las prácticas de trabajo seguras, reconocer los peligros y seguir los protocolos establecidos, los trabajadores pueden reducir al mínimo la probabilidad de incidentes durante las actividades de mantenimiento.

Preparación para emergencias: El personal de mantenimiento debe estar preparado para responder eficazmente en situaciones de emergencia, como averías del equipo, derrames de productos químicos o incendios. La formación en seguridad incluye instrucción sobre procedimientos de respuesta ante emergencias, planes de evacuación, primeros auxilios y uso de equipos de extinción de incendios, garantizando que los trabajadores puedan reaccionar rápida y adecuadamente ante acontecimientos imprevistos.

Manejo adecuado de los equipos: Los programas de formación enseñan al personal de mantenimiento a manejar, inspeccionar y mantener los equipos de forma segura para evitar averías y accidentes. Esto incluye técnicas de elevación adecuadas, procedimientos de bloqueo y etiquetado y precauciones de seguridad específicas para cada equipo.

Manipulación de materiales peligrosos: El personal de mantenimiento puede encontrarse con materiales peligrosos como productos químicos, gases o agentes biológicos durante su trabajo. La formación en seguridad instruye a los trabajadores sobre la manipulación, el almacenamiento y la eliminación seguros de sustancias peligrosas para minimizar la exposición y los riesgos medioambientales.

Mejora continua: Los programas de formación en seguridad deben actualizarse periódicamente para reflejar los cambios en la normativa, la tecnología y las mejores prácticas. Los esfuerzos de mejora continua garantizan que el personal de mantenimiento se mantenga informado sobre las últimas normas y técnicas de seguridad, reduciendo la probabilidad de complacencia o de prácticas anticuadas.

Fomento de la cultura de la seguridad: La formación continua en seguridad fomenta una cultura de la seguridad dentro de la organización, en la que los empleados dan prioridad a la seguridad en todos los aspectos de su trabajo. Al fomentar la comunicación abierta, la notificación de peligros y la participación activa en iniciativas de seguridad, el personal de mantenimiento contribuye a crear un entorno de trabajo más seguro para sí mismo y para sus compañeros.

El papel de ManWinWin en la gestión de las solicitudes de mantenimiento

ManWinWin puede desempeñar un papel importante en la mejora de la gestión de las solicitudes de mantenimiento ofreciendo un conjunto completo de herramientas y funciones adaptadas para mejorar la eficacia y la seguridad. He aquí cómo ManWinWin puede contribuir:

Gestión centralizada de datos: ManWinWin proporciona una plataforma centralizada para gestionar todas las solicitudes de mantenimiento, órdenes de trabajo y documentación relacionada. Esto permite a los equipos de mantenimiento acceder fácilmente a la información sobre los equipos, las actividades de mantenimiento anteriores y los protocolos de seguridad, garantizando que se sigan todas las precauciones necesarias, incluidos los procedimientos de bloqueo y etiquetado.

Flujos de trabajo automatizados: ManWinWin agiliza los flujos de trabajo de las solicitudes de mantenimiento automatizando tareas como el envío y el seguimiento de las solicitudes. Esta automatización reduce la carga administrativa y garantiza que las solicitudes de mantenimiento se atiendan con prontitud y de conformidad con los protocolos de seguridad.

Integración con los procedimientos de seguridad: ManWinWin puede personalizarse para integrar procedimientos de seguridad específicos, incluidos los protocolos de bloqueo/etiquetado, en el proceso de solicitud de mantenimiento. Esto garantiza que los requisitos de seguridad se apliquen de forma coherente en todas las actividades de mantenimiento, reduciendo el riesgo de accidentes y lesiones.

Supervisión e informes en tiempo real: ManWinWin permite a los supervisores controlar las actividades de mantenimiento en tiempo real y generar informes sobre las principales métricas de rendimiento, incluido el cumplimiento de las normas de seguridad. Esta visibilidad permite la identificación proactiva de los problemas de seguridad y la aplicación de medidas correctivas para mitigar los riesgos.

Gestión de la formación y el cumplimiento: ManWinWin puede utilizarse para realizar un seguimiento de la formación y certificación de los empleados en procedimientos de seguridad, incluido el bloqueo/etiquetado. La plataforma puede enviar recordatorios para actualizar la formación y garantizar que todo el personal de mantenimiento está al día de los últimos requisitos de seguridad.

ManWinWin es una potente herramienta para optimizar los procesos de gestión de solicitudes de mantenimiento, al tiempo que prioriza la seguridad. Al centralizar los datos, automatizar los flujos de trabajo, integrar los procedimientos de seguridad, proporcionar supervisión en tiempo real y facilitar la gestión del cumplimiento, ManWinWin ayuda a las organizaciones a garantizar la seguridad y la eficiencia de sus operaciones de mantenimiento.

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