Antes de se iniciar a implementação de um sistema informático de gestão da manutenção (CMMS), é necessário proceder a uma organização da informação central, por forma a transcrever para a aplicação o conjunto de características que definem o perfil real da organização objeto de manutenção, constituindo a parametrização o primeiro passo antes de se poder começar a gerir a manutenção.

De entre alguns destes requisitos, destacam-se: sistematização funcional; estruturação do custeio da manutenção; definição da área de intervenção técnica com os respetivos interventores.

• Organização Funcional
• Centros de Custo
• Fornecedores
• Organograma
• Pessoal
• Administração de Utilizadores

O parque de objetos é a “coluna vertebral” do sistema de gestão da manutenção – equipamentos, órgãos, instalações ou infraestruturas. Neste segmento, aborda-se o registo dos diversos objetos de manutenção e de gestão, assim como outros temas relacionados, designadamente a forma de efetuar registos de funcionamento para os equipamentos cuja gestão se baseie, por exemplo, em horas ou quilómetros.

• Tipos de Objetos
• Registo de equipamentos
• Registos de Funcionamento
• Pontos de Leitura
• Histórico de Utilização
• Relatórios

No contexto da organização dos materiais, utiliza-se o ficheiro-mestre de artigos. Trata-se do conjunto dos materiais codificados e registados no sistema, que se elegeram como possivelmente necessários para a manutenção, independentemente de existirem ou não em armazém.

• Norma de Materiais
• Registo de artigos
• Associação de artigos a equipamentos
• Definição de artigos substitutos

Cada objeto de gestão terá um plano de manutenção planeada associado, o qual poderá ser gerido e controlado através de tempo de calendário (dias, semanas, meses ou anos), registos de funcionamento (quilómetros, horas, entre outros) ou da combinação de ambos. Cada plano de manutenção é constituído por um conjunto de fichas, referentes a cada intervenção a efetuar, que contemplam a descrição das precauções de segurança, tarefas e previsões de duração, mão de obra, materiais e serviços, bem como a estimativa dos custos envolvidos na intervenção.

• Biblioteca de Preparações Padrão
• Fichas de Manutenção Planeada
• Definição de Planos de Manutenção Planeada

A gestão dos trabalhos de manutenção é a função básica da manutenção. Uma gestão da manutenção adequada deverá sempre assegurar a gestão de todos os trabalhos de manutenção, registados sob a forma de ordens de trabalho, com a aplicação dos recursos consumidos – mão de obra, materiais ou serviços.

• Tipos de Trabalho
• Conceitos e caracterização de uma Ordem de Trabalho (OT)
• Ciclo da OT Preventiva Sistemática
• Circuito da OT Não Planeada
• Diagnóstico (Órgão, Sintoma e Causa)
• Indisponibilidades
• Relatórios

Neste segmento aborda-se a forma como a gestão da manutenção pode apreender os custos de manutenção, por meio da gestão detalhada dos mesmos, organizados por rubricas e centros de custo, possibilitando o controlo em tempo real do orçamento de manutenção.

• Rubricas de custo
• Documentos e itens de custo
• Definição e consultas ao orçamento da manutenção

Qualquer exercício de gestão requer a definição de objetivos e indicadores para controlar o desempenho ou, por outras palavras, expressar: o que se pretende; quais os objetivos ou metas a atingir; como se atingirá; de que forma se controlará.

• Análises (Sistemas, Centros de Custo e Objetos)
• Relatórios de Trabalhos
• Preparação de indicadores segundo a norma EN 15341