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Registo de tempo em ordens de trabalho

Simplifique os seus processos de manutenção e controle o tempo de forma eficiente nas ordens de trabalho para aumentar a produtividade e otimizar a utilização de recursos.

 

Bem-vindo à gestão eficiente da manutenção!

Aqui, concentramo-nos no básico: registar o tempo com precisão nas ordens de trabalho.

Vamos explorar como este simples passo pode transformar as suas operações, tornando-as mais suaves, mais produtivas e mais bem organizadas.

Time recording for maintenance work orders

Introdução

Garantir o registo eficiente do tempo nas ordens de trabalho é crucial para melhorar os processos de manutenção e aumentar a produtividade nas organizações. Ao controlar o tempo gasto em várias tarefas, as empresas podem otimizar as suas operações, obtendo informações sobre a utilização de recursos e o desempenho das tarefas.

Registos de tempo precisos servem de base para a tomada de decisões informadas, permitindo que os gestores atribuam recursos judiciosamente, priorizem actividades críticas e otimizem os calendários de manutenção para uma eficiência máxima. Com um sistema de registo de tempo abrangente, os gestores podem identificar áreas de melhoria e implementar estratégias específicas para aumentar a produtividade.

Ao analisar os dados de tempo, as organizações podem descobrir estrangulamentos, ineficiências e áreas de potencial otimização nos seus fluxos de trabalho de manutenção. Com esta informação, podem desenvolver soluções personalizadas para enfrentar estes desafios, otimizar processos e melhorar a eficácia operacional global. Além disso, o controlo preciso do tempo permite que as organizações monitorizem o progresso, acompanhem as métricas de desempenho e tomem decisões baseadas em dados para impulsionar iniciativas de melhoria contínua em todo o espetro da manutenção.

1. Importância do registo de horas

O registo exato das horas é crucial nas operações de manutenção por várias razões:

Atribuição de recursos e planeamento de projectos

O registo preciso do tempo ajuda os gestores a compreender quanto tempo é necessário para as diferentes tarefas de manutenção. Estes dados permitem-lhes atribuir recursos de forma eficiente e planear projetos de forma realista com base em dados históricos. Garante que as tarefas são concluídas a tempo e dentro do orçamento atribuído.

Controlo de custos e elaboração de orçamentos

O registo do tempo é essencial para monitorizar os custos das atividades de manutenção. Ao controlar o tempo com precisão, os gestores podem identificar as áreas em que os custos são mais elevados do que o previsto e tomar medidas corretivas prontamente. Isto ajuda a criar orçamentos precisos para projetos futuros e evita gastos excessivos.

Eficiência operacional

O registo de tempo melhora a eficiência global das operações de manutenção. Permite aos gestores identificar estrangulamentos e otimizar processos para aumentar a produtividade. Além disso, permite a avaliação do desempenho das equipas de manutenção e dos indivíduos, conduzindo a uma formação orientada e a melhorias de desempenho.

Conformidade regulamentar

Muitas indústrias, como a saúde, a aviação e a indústria transformadora, têm regulamentos rigorosos relativamente aos procedimentos e documentação de manutenção. Um registo de tempo adequado garante que as atividades de manutenção são documentadas com precisão, o que é essencial para auditorias e inspeções regulamentares. O não cumprimento destes regulamentos pode resultar em multas, consequências legais ou mesmo pôr em risco a segurança do pessoal e dos activos.

Tomada de decisões baseada em dados

Ao acompanhar o tempo gasto em diferentes tarefas e projectos, os gestores podem identificar tendências, padrões e áreas de melhoria. Esta abordagem baseada em dados permite aos gestores dar prioridade às tarefas, atribuir recursos de forma eficaz e otimizar os processos de manutenção para obter melhores resultados. Além disso, facilita as estratégias de manutenção preditiva através da identificação de problemas recorrentes e do planeamento de ações preventivas, reduzindo, em última análise, o tempo de inatividade e aumentando a fiabilidade do equipamento.

ManWinWin é o resultado de mais de 40 anos de experiência e know-how

Com milhares de utilizadores em mais de 120 países no mundo. Criado por engenheiros portugueses, foi desenvolvido com base nas implementações e ouvindo milhares de clientes em todo o mundo usando o sistema, as suas lutas diárias, as suas necessidades e desejos.

Ajudamos empresas de todo o mundo a melhorar a sua manutenção

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2. Vários métodos de registo de horas

Vamos explorar vários métodos de registo de tempo nas operações de manutenção:

Registo manual de horas

Vantagens: Simples e pouco dispendioso de implementar, exigindo apenas ferramentas básicas como folhas de ponto ou diários de bordo. Adequado para operações de pequena escala ou ambientes onde as soluções digitais não são viáveis.

Desvantagens: Propenso a erros, como imprecisões no registo ou erros de introdução manual. Demora na manutenção e revisão dos registos, tanto para os trabalhadores como para os gestores. Capacidades limitadas de integração com outros sistemas, o que dificulta a análise dos dados e a elaboração de relatórios.

Registo digital de horas

Vantagens: Oferece maior precisão em comparação com os métodos manuais, uma vez que os dados são registados eletronicamente sem o risco de erro humano. Proporciona comodidade aos funcionários para registarem o tempo através de plataformas digitais ou aplicações móveis, reduzindo a burocracia e a carga administrativa. Permite uma integração mais fácil com sistemas existentes, como o Enterprise Resource Planning (ERP) ou os Computerized Maintenance Management Systems (CMMS).

Desvantagens: Requer investimento inicial em software e infra-estruturas. Os funcionários podem necessitar de formação para utilizar eficazmente as plataformas digitais. Pode ainda ser suscetível a erros de introdução de dados se não for devidamente configurado ou monitorizado.

Registo automático de horas

Vantagens: Oferece o mais elevado nível de precisão e eficiência ao automatizar o processo de registo de horas utilizando tecnologias como RFID (identificação por radiofrequência) ou scanners biométricos. Elimina totalmente a necessidade de introdução manual de dados, reduzindo o risco de erros e poupando tempo aos empregados e aos gestores. Fornece dados em tempo real para uma melhor tomada de decisões e afetação de recursos.

Desvantagens: Requer um investimento inicial significativo em hardware e software. A implementação pode ser complexa, especialmente em ambientes com limitações de infra-estruturas existentes. Requer uma análise cuidadosa das questões de privacidade e segurança dos dados, especialmente no caso dos sistemas biométricos.

As soluções de software modernas, como o ManWinWin, revolucionam o registo de tempo nas operações de manutenção com a sua funcionalidade de início e paragem. Estas plataformas oferecem acessibilidade móvel, permitindo aos técnicos iniciar e parar facilmente o registo do seu tempo de trabalho em tarefas de manutenção a partir de qualquer lugar. Ao integrarem-se com a leitura de códigos de barras e dispositivos IoT, garantem uma captura de dados precisa e em tempo real. Esta automatização elimina a papelada manual, reduz os erros e aumenta a eficiência.

Conheça o Software ManWinWin

Desenvolvemos o ManWinWin a pensar em si e nos seus desafios: uma solução flexível, fácil de implementar e simples de utilizar que centraliza numa só plataforma a gestão de equipamentos, ordens de trabalho, peças sobressalentes, custos e pessoas.

 

O ManWinWin tem um assistente inteligente que fornece alertas e previsões com recurso a Inteligência Artificial, uma APP Android ou IOS, uma interface web com uma experiência perfeita para sua equipe, recursos de Realidade Aumentada para auxiliar os técnicos de campo na execução de tarefas de manutenção e um dashboard completo com KPI personalizados para o ajudar a tomar decisões.

3. Importância das opções de arranque e paragem para os técnicos no terreno

A funcionalidade de arranque e paragem do software de manutenção simplifica e agiliza o processo de registo de tempo para os técnicos no terreno, garantindo um acompanhamento preciso das atividades de manutenção e proporcionando visibilidade em tempo real para a gestão.

Seleção de tarefas:
Quando um técnico de campo inicia uma nova tarefa, abre a aplicação móvel ManWinWin no seu smartphone ou tablet. Em seguida, seleccionam a tarefa em que estão prestes a começar a trabalhar a partir de uma lista de atividades de manutenção atribuídas ou programadas.

Iniciar o temporizador:
Uma vez selecionada a tarefa, o técnico inicia o temporizador associado a essa tarefa premindo um botão “Iniciar” na aplicação. Esta ação marca o início do processo de registo de tempo para essa tarefa específica.

Execução da tarefa:
O técnico procede à execução da tarefa de manutenção conforme necessário, quer envolva a inspeção do equipamento, reparações ou outras atividades de manutenção. O temporizador continua a funcionar em segundo plano, registando com precisão a duração do tempo gasto na tarefa.

Pausa ou paragem:
Se o técnico precisar de interromper temporariamente o trabalho na tarefa, pode parar o temporizador dentro da aplicação. Isto pode ocorrer, por exemplo, se encontrarem um problema que exija assistência ou se precisarem de fazer uma pausa. Quando estiverem prontos para retomar o trabalho, podem simplesmente iniciar novamente o temporizador.

Conclusão e paragem:
Quando a tarefa de manutenção estiver concluída, o técnico pára o temporizador premindo um botão “Parar” na aplicação. Esta ação significa o fim da tarefa e interrompe o processo de registo de tempo.

Sincronização de dados:
Os dados de tempo registados, juntamente com quaisquer detalhes ou notas relevantes fornecidos pelo técnico, são automaticamente sincronizados com a base de dados central ou com o servidor baseado na nuvem. Isto garante que os registos de tempo são armazenados de forma segura e acessíveis ao pessoal autorizado em tempo real.

Relatórios e análises:
Os gestores e administradores podem então aceder aos registos de tempo através da interface do software ManWinWin. Podem gerar relatórios, analisar dados de tempos e monitorizar métricas de desempenho para tomar decisões informadas relativamente à atribuição de recursos, programação e melhorias de processos.

Work Order Start and Stop

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4. Utilização de dados de tempo gasto para KPIs de desempenho e otimização

A análise do tempo gasto em ordens de trabalho fornece informações valiosas para KPIs de desempenho e otimização em operações de manutenção. Veja como:

Análise de KPIs de desempenho

Tempo médio de reparação (MTTR): Ao analisar o tempo necessário para concluir as tarefas de manutenção, as organizações podem calcular o MTTR, que mede o tempo médio necessário para reparar o equipamento após uma falha. Um MTTR mais baixo indica uma resposta e resolução mais rápidas dos problemas, o que leva a uma redução do tempo de inatividade e a um aumento da produtividade.

Tempo médio entre falhas (MTBF): Os dados de registo de tempo ajudam a calcular o MTBF, que mede o tempo médio entre falhas do equipamento. Compreender o MTBF permite às organizações identificar problemas recorrentes e dar prioridade às actividades de manutenção preventiva para prolongar a vida útil do equipamento e minimizar o tempo de inatividade não planeado.

Eficácia global do equipamento (OEE): O tempo gasto em tarefas de manutenção tem um impacto direto no OEE, que mede a eficiência e a disponibilidade do equipamento. Ao analisar os dados de registo de tempo, as organizações podem identificar os fatores que afetam o OEE, tais como avarias de equipamentos, tempos de configuração e de mudança, e atividades de manutenção planeadas, e tomar medidas corretivas para melhorar o desempenho geral do equipamento.

Identificação de estrangulamentos e ineficiências

Os dados de registo de tempo revelam estrangulamentos e ineficiências nos processos de manutenção, identificando áreas onde é gasto tempo excessivo ou onde as tarefas sofrem frequentemente atrasos. A análise destes dados ajuda a identificar as causas das ineficiências, tais como recursos inadequados, lacunas de competências ou problemas de fiabilidade do equipamento, permitindo que as organizações implementem melhorias direcionadas para um melhor desempenho.

Otimização da atribuição de recursos e manutenção preventiva

  • As informações obtidas a partir dos dados de registo de tempo permitem às organizações otimizar a atribuição de recursos, atribuindo mão de obra, materiais e equipamento de forma mais eficaz, com base em dados históricos de desempenho e na distribuição da carga de trabalho. Isto garante que os recursos são utilizados de forma eficiente e que as atividades de manutenção são concluídas no mais curto espaço de tempo possível.
  • Os dados de registo de tempo também desempenham um papel fundamental na programação das tarefas de manutenção preventiva. Ao analisar o tempo gasto em atividades de manutenção preventiva, as organizações podem determinar intervalos de manutenção ideais, dar prioridade a equipamentos críticos e minimizar a interrupção dos programas de produção, maximizando assim o tempo de funcionamento do equipamento e a eficiência operacional.

 

Os dados de registo de tempo servem de base para a análise e otimização do desempenho nas operações de manutenção. Ao tirar partido das informações sobre o tempo dedicado às ordens de trabalho, as organizações podem melhorar os principais indicadores de desempenho, identificar e resolver estrangulamentos, otimizar a atribuição de recursos e maximizar o tempo de funcionamento do equipamento para alcançar a excelência operacional e impulsionar o sucesso empresarial.

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Benefícios da utilização da aplicação de software ManWinWin para registo de horas

A utilização da aplicação de software ManWinWin para o registo de horas oferece inúmeras vantagens aos técnicos no terreno e às operações de manutenção. Veja como:

Características de registo de tempo eficiente

Funcionalidade de início e paragem: A aplicação fornece uma interface de fácil utilização com opções de início e paragem, permitindo aos técnicos registar o seu tempo com precisão para cada tarefa de manutenção. Esta funcionalidade elimina a necessidade de métodos manuais de registo de tempo e garante uma captura de dados precisa.

Acessibilidade móvel: Os técnicos podem aceder à aplicação a partir dos seus smartphones ou tablets, permitindo-lhes registar o tempo enquanto estão no terreno, mesmo em locais remotos. Esta acessibilidade móvel aumenta a conveniência e a flexibilidade, permitindo o registo de tempo em tempo real sem atrasos.

Comunicação melhorada e sincronização de dados

Integração perfeita: A aplicação integra-se perfeitamente com o sistema de gestão central, permitindo que os técnicos sincronizem os seus dados de registo de tempo com a base de dados principal em tempo real. Isto garante que todos os registos de tempo estão atualizados e acessíveis à gestão para análise e tomada de decisões.

Comunicação melhorada: A aplicação facilita a comunicação entre os técnicos no terreno e o sistema de gestão central, permitindo atualizações instantâneas sobre o progresso das tarefas, o estado do equipamento e quaisquer problemas encontrados durante as atividades de manutenção. Esta comunicação em tempo real simplifica o fluxo de trabalho e permite respostas rápidas a necessidades de manutenção emergentes.

Interface Intuitiva e Capacitação dos Técnicos

Interface de fácil utilização: A aplicação possui uma interface intuitiva que é fácil de navegar, tornando simples para os técnicos registarem o seu tempo com precisão e com o mínimo de formação. Isto melhora a adoção do utilizador e garante o cumprimento dos procedimentos de registo de tempo.

Capacitação dos técnicos: As opções de início e paragem permitem que os técnicos assumam o controlo do seu processo de registo de tempo, permitindo-lhes acompanhar as suas actividades de trabalho de forma eficiente e eficaz. Este sentido de propriedade promove a responsabilização e contribui para uma melhor tomada de decisões e um melhor desempenho operacional.

A aplicação de software e Web ManWinWin para registo de tempo oferece características específicas que facilitam um registo de tempo eficiente para os técnicos no terreno. Ao melhorar a comunicação, fornecer uma interface intuitiva e permitir que os técnicos registem o seu tempo com precisão, a aplicação contribui para operações de manutenção simplificadas e para um melhor desempenho.

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